9 QUY TẮC SỬ DỤNG EMAIL TỪ CHỦ TỊCH ĐIỀU HÀNH GOOGLE ERIC SCHMIDT - Thcs Nguyễn Tri Phương
Scroll To Top
TRANG CHỦ TRANG CHỦ

TRANG CHỦ » WINDOWS » Thủ thuật máy tính » Internet

9 QUY TẮC SỬ DỤNG EMAIL TỪ CHỦ TỊCH ĐIỀU HÀNH GOOGLE ERIC SCHMIDT

Đăng lúc: Thứ hai - 29/12/2014 03:18 | Người đăng bài viết: admin | Đã xem: 568 | Phản hồi: 0
9 QUY TẮC SỬ DỤNG EMAIL TỪ CHỦ TỊCH ĐIỀU HÀNH GOOGLE ERIC SCHMIDT

9 QUY TẮC SỬ DỤNG EMAIL TỪ CHỦ TỊCH ĐIỀU HÀNH GOOGLE ERIC SCHMIDT

Trong “Google hoạt động thế nào” (How Google Works), quyển sách mới phát hành tuần này, chứa đầy trí tuệ kinh doanh mang màu sắc Google, Chủ tịch điều hành và là nguyên Tổng giám đốc Eric Schmidt cùng Phó Tổng Giám đốc Cấp cao phụ trách Sản phẩm Jonathan Rosenberg cùng chia sẻ 9 quy tắc sử dụng email (hoặc gmail) chuyên nghiệp thật sắc sảo.
Trao đổi thông tin trong Thời đại Internet thường có nghĩa là sử dụng email, và email, dù rất hữu ích và mạnh mẽ, nhưng cũng thường gây lo lắng nhiều cho con người lạc quan vui vẻ trong chúng ta. Dưới đây là các quy tắc riêng của chúng tôi giúp giảm thiểu xúc cảm không hay đó:
1. Trả lời nhanh chóng. Có người luôn trả lời email rất nhanh, nhưng người khác lại không làm vậy được. Hãy cố gắng là người trả lời email nhanh. Hầu hết những người giỏi nhất - và bận bịu nhất - mà chúng tôi biết thường trả lời email rất nhanh, không chỉ cho chúng tôi, hay cho một số người chọn lọc nào đó, mà cho tất cả mọi người. Trả lời nhanh như vậy tạo ra phản ứng trao đổi tích cực khiến đội ngũ hay đồng nghiệp của bạn muốn bạn tham gia vào những trao đổi, những quyết định quan trọng. Trả lời nhanh chóng cho mọi người cũng hỗ trợ môi trường phẳng và trọng nhân tài mà bạn muốn tạo ra.  Có thể trả lời ngắn  - “ đã nhận mail” là câu trả lời mà chúng tôi ưa thích. Và khi bạn tự tin vào khả năng trả lời email nhanh của mình, mọi người sẽ hiểu chính xác ý của bạn khi bạn không trả lời một email nào đó. Với chúng tôi thì không trả lời có nghĩa là “đã nhận được mail và đang triển khai.” Ý nghĩa này tốt hơn nhiều so với cách hiểu của hầu hết mọi người khi một email không được trả lời: “Tôi đang quá bận và không biết khi nào hay liệu tôi có xem email của anh không, do vậy nếu anh cần tôi trả lời thì hãy ráng đợi thêm một thời gian nữa. Nói thêm là Tôi không thích anh.”
 
2. Khi viết email, từng chữ một đều quan trọng. Nói dông dài không có ích gì. Hãy dứt khoát trong thông điệp của mình. Nếu bạn đang mô tả một vấn đề gì đó, hãy xác định vấn đề đó thật rõ. Để viết ngắn tốt như vậy cần nhiều thời gian hơn. Bạn phải viết nháp trước, đọc kỹ lại và lược bỏ các từ ngữ không cần thiết. Hãy nghĩ về câu trả lời của tiểu thuyết gia quá cố Elmore Leonard khi được hỏi về sự thành công trong sự nghiệp văn chương của ông: “Tôi bỏ đi những phần mà mọi người không đọc.” Hầu hết email đều chứa đầy những từ mà mọi người có thể bỏ qua.
 
3. Dọn dẹp hộp thư đến liên tục. Bạn tốn bao nhiêu thời gian chăm chú vào hộp thư đến, chỉ để cố quyết định xem mình sẽ trả lời email nào tiếp theo? Bạn tốn bao nhiêu thời gian mở và đọc những email mà bạn đã đọc rồi? Bất cứ khi nào bạn bỏ thời gian suy nghĩ xem mình sẽ trả lời mục nào tiếp theo trong hộp thư đến đều gây lãng phí. Tương tự như khi bạn bỏ thời gian đọc lại một tin nhắn nào đó mà bạn đã đọc rồi (và chưa trả lời).
Khi mở một tin nhắn mới, bạn có các lựa chọn sau: Đọc vừa đủ để biết rằng bạn không cần đọc nó, đọc và hành động ngay, đọc và hành động sau, hoặc đọc sau (đáng đọc nhưng không gấp và quá dài để đọc ngay lúc đó). Chọn một trong số các lựa chọn này ngay, nhưng hãy thiên về hai lựa chọn đầu tiên hơn. Hãy nhớ cụm từ viết tắt OHIO (Only Hold It Once) -  Chỉ Giữ Một Lần. Nếu bạn đọc tin và biết cần làm gì thì hãy làm ngay. Nếu không thì bạn đang đày đọa bản thân mình vì sẽ phải đọc lại sau, tức bạn phí phạm 100% thời gian.
Nếu làm tốt việc này, hộp thư đến của bạn sẽ trở thành một danh sách chỉ gồm những việc phức tạp cần làm, tức những vấn đề cần tư duy sâu hơn (hãy đánh dấu những email này thành dạng “cần xử lý”, hoặc đánh dấu sao nếu bạn sử dụng Gmail), và một vài mục “sẽ đọc” để bạn xem xét sau.
Để không biến việc đánh dấu này trở thành việc chuyển email từ hộp thư đến vào thư mục “cần xử lý”, bạn cần phải dọn sạch các mục cần xử lý hàng ngày. Việc làm này thích hợp vào buổi tối. Mục đích là xử lý sạch, nhưng nếu còn dưới 5 mail cũng được. Nếu không sau đó bạn lại mất thời gian tìm kiếm trong mớ danh sách dài đó cái mình cần.
 
4. Xử lý email theo trật tự LIFO (Last In First Out) – Vào Sau Ra Trước. Thỉnh thoảng những email đến trước đã được người khác xử lý rồi.
 
5. Hãy nhớ rằng bạn là người chuyển tin. Khi nhận một mail với thông tin bổ ích, hãy nghĩ xem ai khác cũng sẽ cần thông tin đó. Vào cuối ngày, hãy nghĩ lướt qua các email đã nhận và tự hỏi, “Email nào cần được chuyển tiếp mà mình chưa chuyển?”
 
6. Khi bạn dùng tính năng gởi bản sao ẩn (bcc – blind copy), hãy tự hỏi tại sao. Câu trả lời thường là bạn đang cố giấu một điều gì đó, làm giảm hiệu quả và tiềm ẩn gian lận trong môi trường làm việc minh bạch. Khi trả lời, hãy công khai copy cho người khác hoặc không copy. Chúng tôi chỉ khuyên bạn sử dụng tính năng bcc khi đang định loại một ai đó ra khỏi chuỗi email. Khi “trả lời tất cả” một chuỗi email dài, hãy chuyển những người không còn liên quan tới nội dung email sang phần bcc, và nói rõ điều này trong nội dung email. Họ sẽ nhẹ nhõm hơn vì bớt được một email không liên quan gây bừa bộn hộp thư đến của họ.
 
7. Đừng la hét. Nếu bạn cần la hét, hãy gặp trực tiếp người có liên quan. Làm chuyện này qua email THẬT QUÁ DỄ.
 
8. Tạo thuận lợi để dễ theo dõi các yêu cầu. Khi email cho ai đó để họ thực hiện một việc nào đó mà bạn muốn theo dõi, hãy copy cho chính bạn, và đặt tên cho email là “theo dõi”. Việc này giúp bạn dễ dàng tìm và theo dõi những việc chưa hoàn thành; chỉ việc gởi lại tin nhắn gốc với tựa đề mới “Việc này xong chưa?”
 
9. Giúp bạn tìm kiếm thông tin trong tương lai. Nếu nhận được thông tin gì đó mà bạn nghĩ có thể sẽ xem lại sau, hãy chuyển tiếp cho chính mình với một vài từ khóa mô tả nội dung. Hãy nghĩ xem sau này bạn sẽ tìm email đó bằng các từ khóa nào? Sau này khi tìm kiếm thì khả năng là bạn sẽ dùng chính những từ khóa đó. Cách làm này không chỉ tiện cho email mà còn cho các tài liệu quan trọng. Jonathan scan hộ chiếu, giấy phép, thẻ bảo hiểm sức khỏe của các thành viên trong gia đình và gởi vào hộp thư của anh ta cùng với một số từ khóa miêu tả. Nếu có bất kỳ thứ nào bị thất lạc khi đi lại, anh ấy có thể dễ dàng tìm lại các bản sao đó từ bất kỳ chương trình tìm kiếm nào.
 
Đây là bản dịch không chính thức. Rất mong được đóng góp để bản dịch hoàn thiện hơn

Về đầu bài viết

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 
QUY ĐỊNH THỜI GIAN VÀO LỚP. NĂM HỌC 2015 - 2016
Xem tại đây
Download tại đây
Nếu bạn đang buồn Hãy thử tìm và nghe lại các bài hát mà mấy năm trước bạn mê mẩn.

LỊCH CÔNG TÁCღ

THÀNH VIÊNღ

LỊCHღ


BẢN ĐỒ HÀNH CHÍNHღ

THỐNG KÊ TRUY CẬPღ

Đang truy cậpĐang truy cập : 19


Hôm nayHôm nay : 966

Tháng hiện tạiTháng hiện tại : 23831

Tổng lượt truy cậpTổng lượt truy cập : 3337059

THĂM DÒ Ý KIẾNღ

Bạn biết http://thcsnguyentriphuong-hoavang.edu.vn qua:

Bạn bè, người thân

Công cụ tìm kiếm (Cốc Cốc, google, Bing...)

Quảng cáo (tạp chí, băng đĩa,...)

Lựa chọn khác

MỖI LÚC MỘT NỤ CƯỜIღ




Trang web hiển thị tốt nhất với trình duyệt Coccoc, FirefoxGoogle Chrome và cài Flash Player với độ phân giải 1024x768 pixels trở lên!
Website được thiết kế bởi: Phạm Văn Phương - trường thcs Trần Quang Khải
Hỗ trợ thiết bị di động.   Liên hệ kỹ thuật